Table of Contents
Click here to Download Notification in PDF
KVs Necessary Documents for Name Change of Student/Father & Mother of Student
Introduction
Changing a name in school records is a crucial process that requires proper documentation and verification. In Kendriya Vidyalayas (KVs), the name change of a student or their parents must follow a formal procedure to ensure accuracy and authenticity. Whether due to spelling errors, legal name changes, or other personal reasons, submitting the correct documents is essential for smooth processing.
This guide provides a step-by-step overview of the required documents and the procedure to apply for a name change in KVs.
Reasons for Name Change
A name change in school records can occur due to:
- Spelling mistakes in the student’s or parent’s name.
- Legal name changes after adoption, marriage, or other personal reasons.
- Change in surname due to family traditions or religious reasons.
- Correction in father’s/mother’s name due to errors in previous records.
Necessary Documents for Student’s Name Change
To change a student’s name in Kendriya Vidyalaya records, the following documents are required:
1. Application for Name Change
- A written request from parents/guardians addressing the school principal.
- Clearly mention the current name and the desired name with justification.
2. Birth Certificate
- A revised birth certificate with the corrected name issued by the Municipal Authority or Registrar of Births and Deaths.
3. Affidavit for Name Change
- A notarized affidavit declaring the name change.
- It must be signed by the parents and include supporting statements for the change.
4. Gazette Notification (if applicable)
- If the name change is due to legal reasons, the student’s name must be published in the Government Gazette.
5. Newspaper Advertisement
- A copy of the name change advertisement published in a local and a national newspaper.
6. Previous School Records
- Copies of previous school documents (if any) mentioning the old name.
7. Aadhaar Card & Other ID Proofs
- Updated Aadhaar card, passport, or other ID proof reflecting the new name.
8. Approval from the Regional Office (if required)
- For major changes, approval from the KVS Regional Office may be necessary.
Necessary Documents for Father’s or Mother’s Name Change
If a parent’s name needs to be corrected or changed in school records, the following documents must be submitted:
1. Application to the Principal
- A formal letter requesting the correction/change of the parent’s name.
2. Supporting Legal Documents
- A notarized affidavit stating the correct name.
- Marriage certificate (if the change is due to marriage).
- Divorce decree (if applicable).
3. Updated Identity Proofs
- Aadhaar card, PAN card, passport, or voter ID with the new name.
4. Gazette Notification (if applicable)
- If a legal name change is done, the official gazette notification is required.
5. Newspaper Advertisement
- A copy of the name change advertisement in two newspapers.
6. Previous School Records of the Student
- Copies of existing school records mentioning the old name.
Step-by-Step Process for Name Change in Kendriya Vidyalaya
Step 1: Prepare the Required Documents
Collect all the necessary documents listed above, including affidavits, ID proofs, and Gazette notifications.
Step 2: Write a Request Application
Draft an official letter addressed to the Principal of the Kendriya Vidyalaya explaining the reason for the name change.
Step 3: Submit the Application to the School
Visit the school office and submit the application along with the necessary documents.
Step 4: Verification Process
- The school administration will verify the documents.
- If necessary, they may request additional proofs.
Step 5: Approval from Higher Authorities (If Required)
- In complex cases, approval from the KVS Regional Office may be needed.
Step 6: Updating School Records
- After verification, the school will update the student’s records.
- The revised name will be reflected in the school database, report cards, and official documents.
Important Points to Remember
- The name change process should be completed before board registration (Class 9/10).
- Any discrepancy in documents can lead to rejection.
- Legal name changes should always be published in the Gazette.
- Once changed, ensure that all other documents (Aadhaar, PAN, Passport) reflect the new name.
Conclusion
A name change in Kendriya Vidyalaya records is a structured process requiring proper documentation and approval. Parents must ensure they submit valid legal proofs to avoid any complications. By following the correct procedure, students and their parents can successfully update their names in school records without delays.
Frequently Asked Questions (FAQs)
1. Can I change my child’s name in Kendriya Vidyalaya without a legal affidavit?
No, a notarized affidavit is mandatory for name changes.
2. How long does it take for a name change to be updated in school records?
The process may take 2-4 weeks, depending on document verification.
3. Is Gazette notification compulsory for changing the name of a student?
Yes, for major name changes, Gazette publication is required.
4. Can I apply for a parent’s name change without an Aadhaar update?
No, the updated Aadhaar card is required for verification.
5. What happens if my application for a name change is rejected?
You may be asked to submit additional documents or provide further legal proof.
This guide ensures that KVS students and parents follow the correct steps for name changes in school records.
Click here to Download Notification in PDF
Click here to Download Notification in PDF
केन्द्रीय विद्यालयों में छात्र/अभिभावक के नाम परिवर्तन के लिए आवश्यक दस्तावेज
परिचय
किसी छात्र या माता-पिता के नाम में बदलाव के लिए स्कूल के रिकॉर्ड को अपडेट करना एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है, जिसमें उचित दस्तावेज़ और सत्यापन की आवश्यकता होती है। केन्द्रीय विद्यालय (KVS) में, छात्र या उनके माता-पिता के नाम परिवर्तन के लिए एक निश्चित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक होता है।
नाम परिवर्तन की आवश्यकता वर्तनी त्रुटि, कानूनी कारणों, विवाह, तलाक या अन्य व्यक्तिगत कारणों से हो सकती है। इस गाइड में, केन्द्रीय विद्यालय में नाम परिवर्तन के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और प्रक्रिया की पूरी जानकारी दी गई है।
नाम परिवर्तन के कारण
विद्यालय के रिकॉर्ड में नाम परिवर्तन निम्नलिखित कारणों से किया जा सकता है:
- वर्तनी (Spelling) संबंधी गलतियाँ सुधारने के लिए।
- कानूनी नाम परिवर्तन (अभिभावकों द्वारा गोद लिए जाने, धर्म परिवर्तन, विवाह आदि के कारण)।
- उपनाम (Surname) बदलने की आवश्यकता।
- अभिभावकों के नाम में सुधार की आवश्यकता।
छात्र के नाम परिवर्तन के लिए आवश्यक दस्तावेज
केन्द्रीय विद्यालय में छात्र के नाम परिवर्तन के लिए निम्नलिखित दस्तावेज़ आवश्यक हैं:
1. नाम परिवर्तन के लिए आवेदन पत्र
- माता-पिता द्वारा विद्यालय के प्रधानाचार्य (Principal) को लिखा गया पत्र।
- पत्र में पुराना नाम, नया नाम और कारण स्पष्ट रूप से लिखें।
2. जन्म प्रमाण पत्र (Birth Certificate)
- संशोधित जन्म प्रमाण पत्र जिसमें नया नाम दर्ज हो।
3. नाम परिवर्तन के लिए शपथ पत्र (Affidavit)
- नोटरी द्वारा सत्यापित शपथ पत्र जिसमें नाम परिवर्तन का कारण और सही विवरण हो।
4. राजपत्र अधिसूचना (Gazette Notification) (यदि लागू हो)
- यदि नाम परिवर्तन कानूनी कारणों से किया जा रहा है, तो इसे सरकारी राजपत्र (Gazette) में प्रकाशित कराना होगा।
5. समाचार पत्र विज्ञापन (Newspaper Advertisement)
- नाम परिवर्तन की सूचना स्थानीय और राष्ट्रीय समाचार पत्रों में प्रकाशित करवाकर उसकी प्रतिलिपि (Copy) संलग्न करें।
6. पिछले विद्यालय के रिकॉर्ड (School Records)
- पुराने नाम वाले सभी स्कूल दस्तावेज़ों की प्रति।
7. आधार कार्ड और अन्य पहचान पत्र
- अद्यतन (Updated) आधार कार्ड, पासपोर्ट, पैन कार्ड आदि।
8. क्षेत्रीय कार्यालय (KVS Regional Office) की स्वीकृति (यदि आवश्यक हो)
- यदि नाम परिवर्तन बड़े बदलाव से संबंधित है, तो केवीएस क्षेत्रीय कार्यालय की अनुमति लेनी पड़ सकती है।
माता-पिता (Father/Mother) के नाम परिवर्तन के लिए आवश्यक दस्तावेज
यदि किसी अभिभावक (Father/Mother) का नाम सुधारना या बदलना हो, तो निम्नलिखित दस्तावेज आवश्यक हैं:
1. प्रधानाचार्य को आवेदन पत्र (Application Letter)
- माता-पिता द्वारा विद्यालय प्रधानाचार्य को लिखा गया नाम परिवर्तन अनुरोध पत्र।
2. कानूनी दस्तावेज (Legal Documents)
- शपथ पत्र (Affidavit) जिसमें सही नाम दर्ज हो।
- विवाह प्रमाण पत्र (Marriage Certificate) यदि विवाह के कारण नाम बदला जा रहा हो।
- तलाक प्रमाण पत्र (Divorce Decree) (यदि लागू हो)।
3. अद्यतन पहचान प्रमाण पत्र (Updated Identity Proofs)
- आधार कार्ड, पैन कार्ड, पासपोर्ट, वोटर आईडी आदि।
4. राजपत्र अधिसूचना (Gazette Notification) (यदि लागू हो)
- यदि कानूनी रूप से नाम बदला गया है, तो सरकारी राजपत्र (Gazette Notification) आवश्यक होगा।
5. समाचार पत्र विज्ञापन (Newspaper Advertisement)
- दो समाचार पत्रों में प्रकाशित नाम परिवर्तन सूचना की प्रति संलग्न करें।
6. छात्र के स्कूल रिकॉर्ड (Student’s School Records)
- पुराने अभिभावक नाम के साथ उपलब्ध स्कूल दस्तावेज़ों की प्रति।
केन्द्रीय विद्यालय में नाम परिवर्तन की प्रक्रिया
चरण 1: आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करें
सभी जरूरी दस्तावेज़ जैसे शपथ पत्र, आईडी प्रमाण, और राजपत्र अधिसूचना इकट्ठा करें।
चरण 2: आवेदन पत्र लिखें
प्रधानाचार्य को आधिकारिक पत्र लिखकर नाम परिवर्तन का कारण बताएं।
चरण 3: विद्यालय में आवेदन जमा करें
विद्यालय कार्यालय में जाकर आवेदन और सभी आवश्यक दस्तावेज़ जमा करें।
चरण 4: सत्यापन प्रक्रिया
- विद्यालय प्रशासन द्वारा दस्तावेज़ों का सत्यापन (Verification) किया जाएगा।
- यदि आवश्यक हुआ, तो अतिरिक्त दस्तावेज़ों की मांग की जा सकती है।
चरण 5: उच्च अधिकारी की स्वीकृति (यदि आवश्यक हो)
- कुछ मामलों में, आवेदन केवीएस क्षेत्रीय कार्यालय को भेजा जा सकता है।
चरण 6: स्कूल रिकॉर्ड अपडेट किया जाएगा
- स्वीकृति मिलने के बाद, विद्यालय प्रशासन छात्र या अभिभावक का नाम रिकॉर्ड में अपडेट करेगा।
महत्वपूर्ण बातें
- कक्षा 9 या 10 में प्रवेश से पहले नाम परिवर्तन की प्रक्रिया पूरी कर लेनी चाहिए।
- दस्तावेज़ों में कोई गलती होने पर आवेदन अस्वीकृत हो सकता है।
- कानूनी नाम परिवर्तन के लिए राजपत्र अधिसूचना आवश्यक होती है।
- नाम परिवर्तन के बाद, आधार कार्ड, पैन कार्ड और पासपोर्ट में भी नया नाम अपडेट कराएं।
निष्कर्ष
केन्द्रीय विद्यालय में छात्र या माता-पिता का नाम बदलवाने के लिए उचित कानूनी दस्तावेज़ और प्रक्रियाओं का पालन करना आवश्यक है। माता-पिता को सुनिश्चित करना चाहिए कि वे सभी आवश्यक प्रमाण पत्र जमा करें ताकि किसी भी प्रकार की देरी से बचा जा सके।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)
1. क्या बिना शपथ पत्र (Affidavit) के नाम बदला जा सकता है?
नहीं, नाम परिवर्तन के लिए नोटरीकृत शपथ पत्र अनिवार्य है।
2. स्कूल रिकॉर्ड में नाम परिवर्तन होने में कितना समय लगता है?
आम तौर पर यह प्रक्रिया 2-4 सप्ताह में पूरी हो जाती है।
3. क्या छात्र का नाम बदलने के लिए राजपत्र अधिसूचना (Gazette Notification) आवश्यक है?
यदि यह मामूली वर्तनी सुधार (Spelling Correction) है, तो इसकी आवश्यकता नहीं होती, लेकिन कानूनी नाम परिवर्तन के लिए यह आवश्यक है।
4. क्या माता-पिता के नाम परिवर्तन के लिए आधार कार्ड अपडेट होना जरूरी है?
हाँ, आधार कार्ड में नया नाम अपडेट करना आवश्यक होता है।
5. अगर आवेदन अस्वीकृत हो जाए तो क्या करें?
अस्वीकृति के मामले में, आपको अतिरिक्त दस्तावेज़ जमा करने या स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता हो सकती है।
यह गाइड यह सुनिश्चित करता है कि छात्र और अभिभावक के नाम परिवर्तन की प्रक्रिया सुचारू रूप से पूरी हो सके। यदि आपको और जानकारी चाहिए, तो आप विद्यालय प्रशासन या केवीएस क्षेत्रीय कार्यालय से संपर्क कर सकते हैं।
Click here to Download Notification in PDF
